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Cómo no estropear las reuniones de trabajo

 

Sue Shellenberger

n la mayoría de las oficinas hay por lo menos un gerente o ejecutivo que llega crónicamente tarde a las reuniones. Estos reyes de la impuntualidad, retrasados a veces por otra reunión y a veces por algún motivo misterioso, dejan a media docena de colegas inmovilizados en una sala de reuniones durante 10 minutos o más. No sólo están todos perdiendo 10 minutos de trabajo, sino que la superposición de atrasos entre una reunión y la siguiente crean un efecto dominó en las agendas de quienes incluso no estaban presentes en esa reunión.

Los colegas pueden estar hirviendo de frustración, quedarse en la oficina hasta más tarde o llevarse trabajo a casa para cumplir con las tareas del día, pero pocos hablan del tema, especialmente si el que acostumbra a llegar tarde es el jefe.

De acuerdo con dos estudios realizados en 2014, alrededor del 37% de las reuniones en Estados Unidos comienza tarde, con un retraso promedio de casi 15 minutos. Las reuniones que empiezan tarde también terminan un promedio de 15 minutos tarde, comparadas con los 3,51 minutos adicionales para las que empiezan a la hora. Los atrasos ponen a los asistentes de mal humor, lo que puede influir negativamente en la creatividad y el rendimiento, según un estudio dirigido por Steven Rogelberg, profesor de ciencias de la organización, gestión y psicología de la Universidad de Carolina del Norte en Charlotte. Casi uno de cada cuatro participantes reconoció sentirse frustrado cuando un colega llega entre seis y 10 minutos tarde a una reunión, y 14% pierde su concentración. Otros sienten que se les falta el respeto o están sencillamente enojados.

Los empleados de Benay Enterprises Inc., una proveedora de servicios de oficina de Danbury, Connecticut, perdían una gran cantidad de tiempo poniendo al tanto de las novedades a una colega que llegaba sistemáticamente tarde a las reuniones semanales de personal. Un día, la presidenta de la compañía, Dawn Reshen-Doty, decidió esperar a que la persona llegara antes de comenzar la reunión. Cuando llegó, se encontró con una serie de ceños fruncidos.

“Los diez minutos de estar sentados esperando fueron suficientes para que todo el mundo se pusiera a pensar que podría estar haciendo muchas otras cosas en ese momento”, asevera Reshen-Doty. “Esto tiene un impacto en la jornada laboral de todos”, le dijo a la ex empleada cuando ésta tomó asiento. Recordando el incidente, Reshen-Doty agregó: “El paseo de la vergüenza hace maravillas”.

En algunos casos, la tardanza tiene sus raíces en problemas logísticos. Las reuniones organizadas con calendarios digitales normalmente duran una hora, lo que deja poco tiempo para que la gente se desplace de una reunión a otra o vaya al baño.

El hábito de tardanza de una persona, sin embargo, puede propagarse rápidamente. Los estudios muestran que la mayoría de los gerentes espera a que lleguen los que están retrasados para comenzar las reuniones. Los correos electrónicos enviados por participantes aumentan 74% por encima del promedio durante los primeros minutos del horario en que está programada una reunión, un indicio de que esas personas podrían estar tratando de hacer un mejor uso del tiempo de espera, según datos de Volometrix, una empresa de Seattle. Mayores retrasos sobrevienen cuando las personas entran a la sala, ven que no pasa nada y se van a tomar un café o al baño.

“La persona que llega tarde fomenta una cultura de la tardanza”, dice Laura Stack, entrenadora de productividad de Denver.

La especialista recomienda iniciar las reuniones a tiempo y no poner al tanto de lo que se perdieron a los que llegan tarde. Esto los deja en la incómoda posición de tener que pedir más adelante a sus compañeros que les informen. Algunos empleadores adoptan protocolos escritos de reuniones que incluyen esa y otras reglas, como aceptar que esté bien que uno pueda abandonar una reunión que no termina a tiempo, dice Stack.

Forzar una discusión puede ayudar. Steven Smith, miembro sénior de la consultora de gestión SolutionsIQ, de Redmond, en el estado de Washington, asesoraba a una compañía manufacturera en la que unos ejecutivos llegaba sistemáticamente tarde a las reuniones, complicando un proyecto en el que Smith estaba trabajando.

Este pidió entonces conducir las reuniones y encabezó la agenda de temas del día con el siguiente punto: “Esperar a la gente que llega tarde: 10 minutos”. También mencionó temas que había dejado fuera de la agenda debido a que los atrasados acortaban el tiempo de discusión.

Los asistentes se dieron cuenta de que estaba recibiendo menos información de la que deberían y comenzaron a llegar más temprano, relata Smith. Para persuadir a los colegas a ser más puntuales es importante entender sus motivos.

Algunos rezagados crónicos experimentan un placer narcisista al hacer una entrada tardía o se sienten con derecho a llegar tarde por su presunto poder o estatus, dicen capacitadores y consultores.

La mayoría de estos infractores seriales no son conscientes de los estragos que causan. Las personas que siempre llegan tarde por la misma cantidad de tiempo a menudo tienen problemas psicológicos de los que no están al tanto, indica Julie Morgenstern, una consultora de gestión del tiempo de Nueva York.

Una mujer con la que trabajó hace algunos años se sentía intolerablemente ansiosa si tenía que esperar sola a que empezara una reunión, aunque fuera por unos pocos minutos; era más fácil llegar tarde, cuenta Morgenstern. La persona fue capaz de cambiar su conducta después haber comprendido mejor su ansiedad, que tenía raíces en su infancia.

Otros creen que sus aportes más que compensan cualquier molestia que puedan causar. A un presidente ejecutivo le fascinaba sumergirse en largas discusiones durante las reuniones, por lo que éstas terminaban tarde, dice Morgenstern. Pensaba que estaba ayudando e inspirando a los empleados, pero la retroalimentación de éstos reveló que estaba provocándoles un daño moral, obligándolos a quedarse hasta más tarde en la oficina.

Si un jefe tiene un problema de impuntualidad crónica, por lo general es mejor pedirle a un gerente de recursos humanos, un asistente de confianza o un entrenador que intervenga, recomiendan los consultores. Para plantear el tema a un compañero, haga una cita en algún lugar neutral, como una cafetería, dice Morgenstern. Describa las tardanzas de manera objetiva, amable, sin emitir juicios de valor. Luego explíquele que puede no darse cuenta de que su tardanza es un obstáculo para el equipo y pregúntele cómo puede ayudar a resolver el problema.

*Lee el artículo original en WSJ Latino

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Una respuesta a Cómo no estropear las reuniones de trabajo

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